La Fondation bouddhiste de la compassion et du secours Tzu Chi Canada (TCFC) reconnaît l’importance de ses relations avec ses donateurs, ses bénévoles et ses employés, et s’engage à respecter et à protéger leurs renseignements personnels. Par conséquent, la TCFC se conforme aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et notre politique de confidentialité adhère aux 10 principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation.
Principe 1 – Responsabilité
Une organisation est responsable des renseignements personnels qui relèvent de sa compétence et doit désigner une ou des personnes responsables du respect des principes suivants par l’organisation.
1.1 La responsabilité du respect de la législation sur la protection de la vie privée par la TCFC incombe à la directrice ou au directeur des Relations publiques, qui a été désigné(e) comme agent(e) de protection de la vie privée de la TCFC.
1.2 TCFC est responsable des informations personnelles en sa possession, y compris, le cas échéant, les informations qui ont été transférées à un tiers pour traitement. En cas de transfert, nous nous assurons que le tiers dispose de mesures de protection de la vie privée comparables.
Principe 2 – Identification des objectifs
Les finalités pour lesquelles les informations personnelles sont collectées seront identifiées par le TCFC lors de, ou avant, la collecte de ces informations.
2.1 Les fins se limiteront à celles qui sont liées aux activités de TCFC et qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriées dans les circonstances. TCFC recueille ces informations afin de :
2.2 TCFC précisera les finalités identifiées, oralement ou par écrit et en langage clair, à la personne concernée par la collecte de renseignements personnels, au moment de cette collecte.
2.3 Si, en raison d’un changement de circonstances, il n’est plus approprié d’affecter un don à la ou les fins et/ou au(x) projet(s) désigné(s) par le donateur au moment du don, TCFC demandera le consentement de ce dernier pour une autre affectation de son don.
Principe 3 – Consentement
Le consentement et l’information de la personne concernée sont nécessaires pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.
3.1 La Loi sur la protection des renseignements personnels (Personal Information Protection Act, PIPA) prévoit un consentement exprès, implicite ou présumé, selon la situation. TCFC déploiera des efforts raisonnables pour s’assurer que les personnes sont informées des fins auxquelles les renseignements sont recueillis au moment de la collecte.
Les individus peuvent donner leur consentement :
a) Par écrit, par exemple en remplissant un formulaire de don ou d’inscription.
b) Par le biais d’une procédure de refus, soit en cochant une case sur un formulaire de réponse, soit en contactant TCFC.
c) Oralement, en personne ou par téléphone. Les personnes peuvent retirer leur consentement à tout moment, par tout moyen, moyennant un préavis raisonnable à TCFC.
3.2 TCFC peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels sans consentement si ces renseignements sont considérés publiquement accessibles par la loi, tels que les annuaires téléphoniques et professionnels, les journaux, les périodiques et les registres publics, ou dans d’autres circonstances permises par les dispositions de la PIPA.
3.3 TCFC peut utiliser des cookies, des pixels espions et des technologies similaires sur certaines pages de son site web.
Principe 4 – Limitation de la collecte
La collecte de renseignements personnels doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par l’organisme. Les renseignements doivent être recueillis par des moyens justes et licites.
4.1 TCFC précisera les types d’informations collectées, en se limitant à ce qui est nécessaire et raisonnable pour atteindre les objectifs identifiés, et ne collectera pas d’informations personnelles en induisant les individus en erreur.
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les informations personnelles ne doivent être ni utilisées ni divulguées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige. Les informations personnelles ne doivent être conservées qu’aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de ces fins.
5.1 Le TCFC sollicitera un consentement supplémentaire des donneurs concernés lorsqu’il deviendra opportun de modifier l’objectif initialement indiqué lors de la collecte (voir également le paragraphe 2.3).
5.2 TCFC n’achète pas, ne vend pas, ne loue pas et n’échange pas de listes de diffusion. Les renseignements personnels ne sont divulgués qu’avec le consentement exprès du donateur ou lorsque la loi l’exige.
5.3 Les informations personnelles seront conservées aussi longtemps que la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées reste valable.
Principe 6 – Précision
Les informations personnelles doivent être aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins auxquelles elles sont destinées.
6.1 TCFC mettra tout en œuvre pour s’assurer que les informations utilisées de manière continue, et celles utilisées pour prendre une décision concernant une personne (telle que la catégorie de reconnaissance des dons), sont exactes, complètes et à jour.
Principe 7 – Garanties
Les informations personnelles seront protégées par des mesures de sécurité appropriées à leur sensibilité.
7.1 TCFC protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés, quel que soit le format dans lequel ces renseignements sont conservés. TCFC éliminera les renseignements personnels obsolètes conformément aux normes généralement utilisées par les organismes de bienfaisance enregistrés.
7.2 TCFC exige que tous ses employés et bénévoles signent une entente de confidentialité reconnaissant leurs obligations de protéger la confidentialité des renseignements personnels.
7.3 Tous les documents physiques sont conservés dans des classeurs verrouillés. L’accès aux documents physiques et électroniques est limité aux personnes désignées qui ont besoin de ces informations pour mener à bien les activités liées à la finalité déclarée au moment de la collecte des informations.
7.4 Lorsqu’il s’avère nécessaire de divulguer des informations à des tiers, TCFC exigera que ces tiers signent un accord de confidentialité.
Principe 8 – Ouverture
Une organisation doit mettre à la disposition des personnes concernées des informations spécifiques sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des données personnelles.
8.1 TCFC fera preuve de transparence quant à ses politiques et procédures de confidentialité concernant la gestion des informations personnelles et les mettra facilement à disposition sous une forme généralement compréhensible.
8.2 Les informations mises à disposition comprendront :
(a) le nom ou le titre et les coordonnées de la personne responsable de la protection de la vie privée
(b) la voie de recours
c) le mécanisme permettant aux donateurs de demander des informations personnelles à la TCFC
(d) Copie du document expliquant la politique de confidentialité des donateurs de TCFC
Principe 9 – Accès individuel
Sur demande, toute personne sera informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles et aura accès à ces informations. Elle pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité de ces informations et les faire rectifier le cas échéant.
9.1 TCFC répondra à la demande d’une personne dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours ouvrables. Selon la nature et la quantité d’informations concernées, TCFC peut imposer des frais pour la fourniture des informations demandées. TCFC peut également demander des informations supplémentaires à la personne qui fait la demande afin de confirmer la validité de celle-ci et de faciliter la recherche des informations demandées.
Principe 10 – Remise en question de la conformité
Toute personne pourra signaler un problème de conformité aux principes susmentionnés à la ou aux personnes désignées comme responsables de la conformité de l’organisation.
10.1 TCFC veillera à ce que tous les employés et bénévoles connaissent le nom du responsable de la protection des données.
10.2 TCFC rendra les procédures de plainte facilement accessibles et répondra à toutes les plaintes.
10.3 Si une plainte est jugée fondée, TCFC prendra les mesures appropriées, y compris la révision des renseignements personnels et, au besoin, la modification des politiques et pratiques de TCFC.
Comment contacter le délégué à la protection des données
Les demandes de renseignements, les plaintes ou les demandes d’accès doivent être adressées à : l’agent de protection des renseignements personnels, Fondation bouddhiste de compassion et de secours Tzu Chi Canada 8850 Osler Street, Vancouver, BC V6P 4G2
Tél.: 604-266-7699 poste 115
Courriel: privacy@tzuchi.ca
